Pourquoi Des Dossiers ?
Dessiers ne se contente pas de stocker des fichiers; il vous permet d'organiser, de classer, de rechercher et de collaborer en toute transparence. En plus de vous informer de l'expiration d'un fichier et de vous permettre de gérer tous vos fichiers à partir d'un seul endroit, de nouvelles fonctionnalités vont vous simplifier la vie. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :
- Nous avons ajouté des étiquettes pour une organisation efficace : Qu'il s'agisse de manuels ou de rapports d'inspection, l'étiquetage de vos documents simplifie la création de rapports.
- Multi-sélection et actions groupées : Mettez à jour plusieurs documents en un instant grâce à la multisélection et aux actions groupées. Finies les opérations fastidieuses, une par une, rationalisez vos tâches pour une productivité maximale.
- Personnalisez vos vues : Personnalisez votre vue pour vous concentrer sur les données qui vous importent le plus. Enregistrez vos préférences pour y accéder facilement, afin de toujours travailler avec les informations dont vous avez besoin.
- Tous les types de fichiers : qu'il s'agisse de Gifs, de vidéos, de PDF,... tous les types de fichiers peuvent être téléchargés.
- Nouveaux filtres : découvrez une navigation plus fluide grâce à nos filtres mis à jour, conçus pour trouver rapidement les bons Dossiers.
- Amélioration de l'expérience sur mobile et tablette: Emmenez votre gestion de documents en déplacement grâce à une compatibilité améliorée avec les mobiles et les tablettes. Accédez, modifiez et collaborez où que vous soyez, en toute simplicité.
Étape 1: Retrouver ses « Dossiers ».
Désormais, vos fichiers se trouvent dans le menu principal, en haut de votre écran. Cliquez sur « Fichiers » pour accéder à la vue d'ensemble.
Étape 2: ajouter des fichiers
Vous pouvez ajouter vos fichiers en masse ou un par un. Vous pouvez également choisir de sélectionner ou de glisser-déposer vos fichiers.
- Pour ajouter vos fichiers, cliquez sur « Ajouter des fichiers » en haut à droite.
- Cliquez sur « cliquer pour télécharger » pour sélectionner des fichiers ou faites glisser vos fichiers dans la fenêtre,
- Tous les types de fichiers peuvent être téléchargés.
- Cliquez sur « uploader des fichiers ».
- Cliquez sur « Terminé ».
- Vos fichiers sont maintenant téléchargés. Vous pouvez maintenant ajouter différentes propriétés (voir étape 3).
Étape 2: ajouter des fichiers
Étape 3: Ajouter différentes propriétés
Vous pouvez maintenant ajouter différentes propriétés à vos fichiers. Cela vous aidera à travailler encore plus efficacement. Ce que vous pouvez ajouter:
- Une date d'expiration: la date à laquelle votre document expire. Par exemple, la date d'expiration d'un certificat d'électricité.
- Une date de notification: à cette date, nous vous notifierons. Cela signifie qu'un problème apparaîtra dans la liste des tâches, vous informant que le document est sur le point d'expirer.
- Visibilité du fichier: Voulez-vous que ce document ne soit pas visible lorsque des personnes scannent le code QR associé au lieu ou à l'actif que vous avez défini ? Dans ce cas, réglez la visibilité sur « privé ». Voulez-vous qu'il soit visible ? Réglez alors la visibilité sur « Public ».
- À quel emplacement ou bien le fichier doit-il être lié: Le fichier est-il lié à un emplacement ou à un bien spécifique ?
- Étiquettes: Ici, vous pouvez ajouter des étiquettes (que vous choisissez vous-même), par exemple « manuel » ou « certificat ». Vous pouvez utiliser cette fonction pour mieux organiser vos fichiers.
Voyez-le en action ci-dessous :
- Nous rendons le document publiquement visible ici et ajoutons une étiquette (« manuel »).
2. Nous ajoutons une date d'expiration et de notification dans l'exemple suivant:
Étape 4: Exécution d'actions en masse
Outre le téléchargement en masse de fichiers, vous pouvez désormais mettre à jour des fichiers en masse. Vous souhaitez mettre à jour les propriétés (de l'étape 2) de plusieurs fichiers ? Vous pouvez le faire en quelques clics :
- Sélectionnez les fichiers dont vous souhaitez mettre à jour les (mêmes) propriétés,
- Cliquez sur « actions » en bas : une nouvelle fenêtre apparaît à droite de votre écran,
- Choisissez les actions que vous souhaitez entreprendre ici :
- Mettre à jour « lié à »,
- Modifier la date d'expiration,
- Une fois que vous avez une date d'expiration, vous pouvez également mettre à jour la date de notification,
- Modifier la visibilité
- Modifier les étiquettes
Voyez-le en action ici:
Étape 5: Utilisation de filtres
Trouvez rapidement les bons fichiers en utilisant des filtres. Pour ce faire, procédez comme suit
- Cliquez sur « Filtres » dans le coin supérieur droit. Une nouvelle fenêtre apparaît sur le côté droit.
- Choisissez une propriété que vous souhaitez filtrer:
- Lié à,
- Date d'échéance
- Date de notification
- Visibilité
- Étiquettes
- Lorsque vous avez choisi une propriété, l'écran se ferme et vous voyez tous les fichiers qui correspondent à cette propriété.
- Si vous souhaitez définir plusieurs filtres, cliquez à nouveau sur « Filtres » dans le coin supérieur droit et répétez les étapes
Voyez-le en action:
Étape 6: Création d'une vue
Comme pour la vue d'ensemble des tâches, vous pouvez créer une vue prédéfinie. Cela vous aidera à voir rapidement les fichiers qui vous intéressent. Pour ce faire, procédez comme suit
- Utilisez les filtres de l'étape précédente,
- Une fois les filtres définis, cliquez sur « Créer une vue »
- Nommez la vue et cliquez sur « Enregistrer »,
- Votre vue personnalisée apparaît maintenant dans la partie gauche de l'écran. Si vous cliquez dessus, vous pouvez également voir les propriétés sur lesquelles elle filtre:
- Vous pouvez personnaliser votre filtre en cliquant sur les icônes situées à côté de son nom:
- Mettez à jour votre vue : ajoutez des filtres supplémentaires, puis cliquez sur la première icône (les 2 flèches) pour enregistrer votre vue,
- Personnalisez le nom de votre vue : cliquez sur le pinceau pour renommer la vue.
- Supprimer la vue : cliquez sur la corbeille pour supprimer votre vue.
- Cliquez sur « Tous les fichiers » pour afficher à nouveau tous les fichiers.
Étape 7 : Trouvez vos fichiers dans vos tâches
Lorsqu'un fichier est lié à un espace spécifique, il apparaît également dans l'aperçu du problème, de sorte que votre équipe opérationnelle peut rapidement le consulter et prendre des mesures.
