Dans notre monde aux priorités changeantes, l'entretien régulier des tâches essentielles est souvent négligé. Or, quand il s'agit de la sécurité et du bon fonctionnement des systèmes critiques — alarmes incendie, chauffage, climatisation et autres — une maintenance proactive est indispensable.
Pour cette raison, nous vous montrerons comment intégrer efficacement des tâches récurrentes dans Fixform afin que les contrôles de maintenance essentiels soient toujours effectués.
Découvrons ensemble comment garder ces tâches prioritaires.
Comment créer une tâche récurrente ?
Suivez les étapes pour créer une tâche récurrente :
- Cliquez sur « organisation » en haut,
- Cliquez sur « Tâches récurrentes » à gauche,
- Cliquez sur « ajouter une tâche récurrente »,
Ensuite, vous définirez votre tâche récurrente :
- Ajoutez une description,
- Ajoutez un lieu,
- Vous pouvez déjà l'attribuer à vous-même ou à un collègue,
- Sélectionnez une date de début. Il s'agit de la date à laquelle une tâche récurrente est activée,
- Ajoutez une catégorie,
- Ajouter une priorité.
Nous allons maintenant régler la répétition :
- Trouvez la section « Récurrence ».
- Choisissez « Hebdomadaire » pour indiquer que la tâche doit être répétée chaque semaine. Vous pouvez également choisir « Quotidien », « Mensuel » ou « Annuel ».
- Déterminez la fréquence à laquelle la tâche doit être répétée en saisissant un nombre à côté de « Chaque ». Par exemple, s'il s'agit d'une tâche hebdomadaire, entrez « 1 » pour une tâche qui se répète chaque semaine.
- Sélectionnez le jour où la tâche doit être répétée en regard de « Le » :
- Pour répétition hebdomadaire, choisissez le(s) jour(s) spécifique(s) de la semaine (vous pouvez sélectionner plusieurs jours).
- Si vous choisissez répétition mensuelle, vous avez deux options :
- Sélectionnez le jour spécifique du mois au cours duquel la tâche doit être répétée. Par exemple, sélectionnez « 1 » pour que la tâche soit répétée le premier jour de chaque mois.
- Si vous souhaitez que la tâche soit répétée uniquement certains jours de la semaine, par exemple le premier lundi de chaque mois, sélectionnez « premier » suivi de « lundi ».
- Pour une répétition annuelle, vous pouvez :
- Sélectionner le jour spécifique de l'année pour la répétition de la tâche. Par exemple, sélectionnez « 1er janvier » pour que la tâche se répète chaque année le 1er janvier.
- Si vous souhaitez que la tâche ne se répète que certains jours, par exemple le premier lundi de janvier, sélectionnez « premier » suivi de « lundi », puis de « janvier ».
- Vous pouvez également ajouter un document (tel que des manuels, des listes de contrôle, etc.) à cette tâche en cliquant sur « Ajouter des documents ».
- Cliquez sur « Créer une tâche » en haut pour créer la tâche.
Comment personnaliser une tâche récurrente ?
Vous pouvez personnaliser une tâche récurrente en suivant les étapes suivantes :
- Cliquez sur la tâche récurrente afin qu'une fenêtre s'ouvre à droite,
- Ajustez ce que vous souhaitez modifier : l'espace, l'attribution, la date, la catégorie, la priorité et la récurrence.
- Cliquez ensuite sur « mettre à jour la récurrence »