Étape 1 : Télécharger le modèle Excel
La première étape consiste à télécharger le modèle Excel et à l'ouvrir sur votre ordinateur. Vous pouvez télécharger ce modèle en cliquant sur le lien ci-dessous :
Pour assurer une maintenance efficace, qu'il s'agisse d'une machine à café en panne ou d'un système CVC défectueux, vos techniciens doivent savoir exactement où intervenir.
C'est pourquoi la cartographie de la structure de vos bâtiments constitue une première étape essentielle.
Dans cet article, vous apprendrez à :
- Accéder à notre modèle Excel
- Comprendre et remplir correctement ce modèle
Étape 1 : Télécharger le modèle Excel
La première étape consiste à télécharger le modèle Excel et à l'ouvrir sur votre ordinateur. Vous pouvez télécharger ce modèle en cliquant sur le lien ci-dessous : >> Cliquez ici
Étape 2 : Comprendre Excel
Le fichier Excel contient 3 onglets :
- Feuille 1 - « Ajoutez vos espaces et vos actifs ici » : c'est dans cet onglet que vous saisissez les données de votre bâtiment.
- Feuille 2 - « Paramètres déroulants » : vous pouvez y configurer les catégories, groupes et sous-groupes pour organiser vos biens.
Focus sur la feuille 1 : « Ajoutez vos espaces et vos actifs ici »
Cette feuille comprend 2 parties distinctes :
- Partie 1 : Informations générales (Espaces et actifs) : définissez ici la structure de votre bâtiment et l'emplacement des biens.
- Partie 2 : Informations sur les actifs: saisissez les détails spécifiques de chaque bien dans la partie droite.
Partie 1 : Informations générales (espaces et biens)
Cette section contient plusieurs colonnes (de « CHOOSE SPACE TYPE FROM DROPDOWN » à « level 5 »). La première colonne indique le type d'espace : bâtiment, étage, département, pièce ou bien.
Voici les étapes à suivre :
- Définissez votre structure de bâtiment :
- Pour plusieurs bâtiments : créez un fichier Excel par bâtiment. Sélectionnez « Bâtiment » dans la première colonne et inscrivez son nom dans la deuxième.
- Pour un seul bâtiment : sélectionnez « Bâtiment » dans la première colonne et inscrivez son nom dans la deuxième.
- Pour chaque bâtiment principal, identifiez ses étages :
- Nommez les étages dans la troisième colonne et indiquez « Etage » dans la colonne 1.
- Listez les numéros de chambre par étage :
- Placez chaque chambre sous son étage correspondant, dans la colonne suivante à droite.
- Répertoriez les biens dans chaque pièce :
- Commencez par les équipements susceptibles de nécessiter le plus de maintenance : machines à café, imprimantes, chaudières, chauffe-eau.
- Inscrivez chaque bien sous sa pièce correspondante, dans la colonne suivante à droite.
Un exemple:
Cette société gère plusieurs boxes de garage.
Son bâtiment ( Zonneschijn) comprend deux parties principales (départements) : De Vrijmoed et De Morgenstond.
Chaque département est divisé en plusieurs étages (« Floor 1 », « Floor 2 », « Floor 3 »), et chaque box de garage possède son propre numéro.
Un box de garage peut être équipé d'une station de recharge, qui est considérée comme un actif distinct.
Cela se traduit dans l'excel comme suit:
En faisant défiler la page vers la droite, vous trouverez la section « Informations sur les actifs ». C'est ici que vous pouvez compléter les informations sur les biens listés dans la première partie. Bien que facultatives, ces informations sont précieuses pour vos analyses et la gestion de vos biens dans Fixform.
Vous pouvez également compléter ces informations plus tard directement dans FixForm. Pour en savoir plus, cliquez ici :
À retenir :
- La première colonne doit toujours contenir une sélection du menu déroulant
- Utilisez une ligne distincte pour chaque espace ou bien
- Un seul bâtiment peut être inclus par fichier Excel
- Dans la partie droite
Partie 2 : Paramètres du menu déroulant et informations sur l'actif
Dans cet onglet, vous devez d'abord définir les catégories, groupes et sous-groupes que vous souhaitez utiliser pour organiser vos biens. Vous pourrez les modifier et les compléter selon vos besoins.