En tant qu'utilisateur de FixForm, vous pouvez facilement créer vos tâches. Une fonctionnalité pratique pour rester organisé !
Comment créer une tâche ?
- Cliquez sur « Créer une tâche » en haut à droite.
- Remplissez les données nécessaires :
- Choisissez le bâtiment.
- Ajoutez un titre et une description.
- Liez la tâche à la pièce ou au bien approprié.
- En option, vous pouvez également :
- Fixer une date.
- Assigner la tâche à une personne.
- Ajouter une priorité, une catégorie ou une étiquette.
En tant qu'utilisateur de FixForm, vous pouvez facilement créer votre propre tâche. Pratique pour ne pas perdre le fil!
Que se passe-t-il ensuite ?
- Planifiée : la tâche obtient ce statut lorsque vous assignez une personne ou fixez une date.
- Ouverte : la tâche conserve ce statut tant qu'aucune personne ou date n'est assignée.
- Par défaut, la tâche est définie comme privée, ce qui la rend invisible aux personnes qui scannent le code QR. Pour la rendre publique, cliquez sur l'icône œil dans le coin supérieur gauche.
Un problème privé n'est visible que par les utilisateurs ayant accès à la plateforme de gestion FixForm, où l'on peut ajouter, modifier et compléter des tâches. Tout problème créé par un technicien est automatiquement marqué comme privé.
Un problème public est visible par toute personne qui scanne le code QR de l'emplacement concerné. Cette visibilité permet à l'équipe opérationnelle de communiquer ses mises à jour et d'éviter les signalements en double. Pour plus de détails sur cette fonction, consultez la section « Commentaires et historique des activités » ci-dessous.
Personnaliser une tâche
Vous souhaitez modifier une tâche ? Rien de plus simple ! Ouvrez la tâche pour modifier facilement ses détails.
Que pouvez-vous modifier ?
- Emplacement : Cliquez sur l'icône du crayon à côté du fil d'Ariane pour changer l'emplacement.
- Titre : Placez votre curseur sur le titre et modifiez-le directement.
- Images ou vidéos : Cliquez sur le signe plus sous le titre pour ajouter des fichiers.
- Destinataire : Assignez la tâche à une autre personne.
- Date d'échéance : Définissez une nouvelle date d'échéance.
- Catégorie : Choisissez une autre catégorie si besoin.
- Priorité : Modifiez le niveau de priorité de la tâche.
- Étiquettes : Ajoutez ou supprimez des étiquettes en cliquant sur le signe plus.
Notes et historique des activités
Vous souhaitez suivre l'évolution d'une tâche ? Dans FixForm, nous gardons une trace de tout dans l'historique des activités, vous offrant ainsi une vue d'ensemble complète.
Que trouverez-vous dans l'historique des activités ?
- Toutes les activités liées à un problème spécifique.
- Qui a signalé le problème et quand il a été signalé.
- Les actions entreprises et leurs responsables.
Pourquoi est-ce utile ?
L'historique des activités offre non seulement un suivi détaillé de la progression des tâches, mais permet également de satisfaire aux exigences de conformité de votre entreprise.
Ajouter des commentaires dans FixForm
Vous souhaitez fournir des détails supplémentaires à vos collègues ou joindre un document à un problème ? Ajoutez simplement un commentaire ou un fichier.
Commentaires publics ou privés
- Commentaires privés : Visibles uniquement par l'équipe opérationnelle ayant accès à la plateforme de gestion.
- Commentaires publics :
- Visibles par toute personne qui scanne le code QR.
- Les personnes ayant signalé ou approuvé le problème reçoivent des mises à jour par SMS ou par e-mail.
- Idéal pour informer les utilisateurs et éviter les signalements redondants.
Utiliser intelligemment les commentaires publics
Une intervention est planifiée ? Informez les utilisateurs de votre bâtiment via un commentaire public. La dernière mise à jour sera visible dès qu'ils scanneront le code QR.
Fonctions supplémentaires
- Pour mentionner un utilisateur spécifique, utilisez @NameUser dans le chat. La personne recevra une notification (e-mail ou push) selon ses préférences.
- Pour restreindre les commentaires externes du personnel technique, désactivez l'option dans les paramètres.
Conseil : Les commentaires publics constituent un excellent moyen d'assurer la transparence et de maintenir tous les utilisateurs informés !